Factura Electrónica

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Si la factura es el documento esencial de todo empresario para acreditar la venta de un producto o servicio, la factura electrónica no es más que su equivalente digital para interactuar con la Administración. Es decir, tiene exactamente la misma validez y debe incluir la misma información que una factura convencional, pero se emite en formato electrónico.

El auge de las nuevas tecnologías es un hecho. Nos facilitan enormemente la vida gracias a su comodidad de uso, su agilidad y sus automatismos. En realidad, aunque a nivel legal la única diferencia es el canal a través del que se emite, la factura electrónica proporciona infinidad de ventajas que veremos un poco más adelante en este mismo texto.

Lo único que hay que tener en cuenta, como ya hemos dicho, es que la factura electrónica debe incluir la misma información básica de una factura tradicional, y que tanto el emisor como el receptor deben estar de acuerdo en la utilización del canal digital. Al igual que la ‘factura de siempre’, este documento sirve también como requerimiento de pago.

FacturaE es el formato estándar en el que la ley de la factura electrónica determina que hay que elaborar este tipo de documentos. Es decir, en la práctica toda factura hecha y remitida por vía telemática es una factura electrónica, pero la administración tributaria escogió FacturaE como el formato que todo el mundo debe utilizar a la hora de enviarle facturas electrónicas a ella.

Estas son algunas de las características que definen al formato FacturaE:

• Se trata de un archivo de texto. Es el responsable de definir los campos de las facturas según el formato XML.

• La factura electrónica, por lo general, no tiene por qué estar acompañada de la firma digital. En este caso, su formato será el ya citado XML.

• Sin embargo, las facturas cuyo acreedor es la administración pública sí requieren de esta firma electrónica. En este caso, el formato de dichos documentos será XSIG, que es exactamente igual que la factura electrónica en XML, pero acompañado de la rúbrica digital necesaria.

A diferencia de los tipos de factura tradicionales, que se subdividen en más de media docena de modalidades, las facturas electrónicas son algo más sencillas de catalogar. Resulta tan fácil como determinar si están estructuradas o no, pero vamos a explicarte qué significa exactamente este concepto y por qué es importante.

• Las facturas estructuradas son aquellas que se emiten según un formato determinado, y con esto no nos referimos a que incluyan o no una determinada información. Hablamos de que tanto el software informático empleado por el emisor de la factura electrónica como por el receptor estén preparados para facilitar el flujo de envío y recepción de las facturas, así como su gestión.

• Las facturas sin estructura no utilizan un formato estandarizado como el XML. En este caso, pueden ser elaboradas en Word, en Excel, en un programa de facturación que las exporte en PDF… Dichas facturas electrónicas requieren de la intervención de una persona para ser introducidas en los distintos programas de facturación.

DATO CLAVE: Aunque a día de hoy la amplia mayoría de las facturas electrónicas que se emiten son no estructuradas, el avance inapelable de la transformación digital hará que cada vez sea más común necesitar un software apropiado para poder enviar y recibir facturas estructuradas. 

Frente a la única desventaja que le encontramos a la factura electrónica, que es no estar al día y, por tanto, quedarse atrás en un mundo empresarial cada día más competitivo, este nuevo formato de hacer las cosas conlleva multitud de beneficios para cualquier compañía.

La factura electrónica es rápida, fácil de manejar y de localizar, ahorra tiempo y dinero, pero vemos sus principales ventajas con algo más de detenimiento:

• La factura electrónica es más eficiente. No se extravía, no se traspapela, no se olvida y es accesible en cualquier momento, desde cualquier lugar del mundo.

• Con esta forma de llevar la facturación se disminuyen a su mínima expresión los efectos contaminantes de esta actividad. No se utiliza ni un solo gramo de papel, se funciona únicamente con electricidad, que puede generarse de forma 100% limpia recurriendo al uso de energías renovables.

• La factura electrónica es más barata que la tradicional. No se gasta en papel, ni tampoco en tinta ni en impresoras o fotocopiadoras. Tampoco hay que buscar soluciones de almacenamiento más allá de un disco duro con buena capacidad, o ni siquiera eso, ¡porque se puede recurrir a métodos de almacenamiento en la nube!

• La automatización que permite la facturación digital, así como su fácil integración con las distintas aplicaciones de gestión utilizadas por las empresas ahorra tiempo y dinero. El tiempo que no se emplea en tareas administrativas puede ser dedicado a otras más productivas.

• Además, la factura electrónica facilita enormemente el plan de tesorería de cualquier empresa. La integración de estos documentos en tiempo real hace que se sepa en todo momento cuánto dinero se tiene, cuánto se debe y cuáles pueden ser los próximos pasos sin temor alguno de equivocarnos.

• Se eliminan prácticamente por completo los fallos del personal administrativo, que suelen salir bastante caros.

La evolución que ha supuesto la factura electrónica para las empresas que han decidido apostar por ella ha sido impresionante. ¿Lo bueno? Que aún hay tiempo de adaptarse a ella y subirse al carro de la transformación digital. A este tipo de cambios siempre es mejor sumarse por elección que por obligación, ¡esa es la diferencia entre el éxito y el fracaso!

Ya hemos mencionado a lo largo de este texto que, para ser válida, una factura electrónica debe contener la misma información que una factura tradicional, esto no cambia en el mundo digital.

Así pues, toda factura electrónica deberá incluir los siguientes campos:

• Numeración
• Fecha de emisión
• Datos fiscales del emisor
• Datos fiscales del cliente
• Concepto
• Tipo impositivo
• Información del Registro Mercantil (Sólo para las empresas)

Ahora bien, el hecho de estar hablando de un documento digital implica que, además, deba cumplir una serie de requisitos para que la factura electrónica sea válida a ojos de la ley.

• Lo primero que debe darse para que la factura electrónica sea válida es que tanto la emisión como la recepción de esta factura se produzcan mediante el uso de dispositivos electrónicos.

• Además, claro está, las partes implicadas deben haber acordado con anterioridad que este será el canal a través del que se comunicarán dichas facturas.

• La factura electrónica, al igual que la impresa, debe ser contabilizada dentro de los sistemas de gestión utilizados por las compañías implicadas en su uso.

• El formato de la factura digital también debe estar acordado entre ambas partes. La administración pública utiliza FacturaE (XML o XSIG, en función de si lleva firma electrónica), mientras que el resto de organizaciones suele optar por el PDF.